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O setor de ASSISTÊNCIA TÉCNICA, recebeu no nosso sistema uma devida importância.
Este módulo quase nunca é encontrado nos sistemas existentes, no mercado, e se encontrado, foi feito de forma muito simples, bastante rudimentar, não satisfazendo a necessidade do setor.
No nosso sistema este módulo foi muito bem desenvolvido, bem profissional, e totalmente integrado ao nosso software integrado, de gestão da empresa.
Veremos como faz diferença para a operação da empresa, quando um módulo essencial é feito de forma intensiva e a vantagem de estar integrado com o sistema total.
Abaixo um detalhamento rápido de como opera este módulo.
Recebimento do equipamento para conserto e abertura de uma ordem de serviço.
O computador numera automaticamente cada ordem de serviço na entrada.
Aqui são fornecidos os dados do cliente, e do equipamento.
Obviamente como o sistema é integrado, o cliente quase sempre vai ser encontrado no cadastro, por duas razões, ou porque comprou de nós, qualquer coisa (utilizou o módulo nosso, de vendas), ou porque, já usou o nosso setor de Assistência Técnica.
O modelo de equipamento, é quase certo que já está presente no nosso cadastro de produtos, já que é um equipamento que nós comercializamos.
Sendo integrado, o setor de Assistência Técnica, pode saber se este equipamento foi vendido por nós, e se está ainda no período de garantia de venda.
Neste instante o sistema pode emitir automaticamente a nota fiscal de entrada , se necessário , pois o proprietário do equipamento pode não ser uma pessoa contribuinte, e não tem capacidade de entregar o equipamento, junto com uma nota fiscal.
Ao fazer a entrada de ordem de serviço, inicia-se todo o processo de controle de um reparo.
Cada etapa é indicada ao sistema, assim podemos enxergar e gerenciar todo o reparo, até a última etapa, que é o despacho do equipamento.
Na etapa, bancada do técnico, é colocado um computador, onde já vão sendo registradas as peças utilizadas, ou a utilizar para elaborar um orçamento.
É possível digitalizar o manual técnico, onde consta de forma “explodida” todo os códigos de peças de um modelo, e fazer a pesquisa na tela do computador, ao invés de folhear o manual técnico, tornando a codificação da peça, mais ágil.
Como foi solicitado o modelo de equipamento, na entrada , o computador já traz automaticamente os esquemas técnicos daquele modelo de equipamento.
Havendo estoque, o computador já reserva a peça solicitada, pois o técnico pode ainda demorar para retirar fisicamente do almoxarifado.
Não havendo o estoque o computador deixa o técnico informar a quantidade necessária e o computador já coloca este item como “pendente”.
Quando , da próxima compra (que é feita automaticamente pelo computador ) o sistema verifica todas as Ordem de Serviços com peças “faltantes” e inclui no pedido de compra.
A ordem de serviço gera automaticamente uma requisição ao estoque , trazendo a indicação do endereço (localização) da peça no almoxarifado, facilitando a sua retirada pelo estoquista.
Avaliado o tempo a ser dispendido, tem-se o valor da mão de obra.
O total de peças a substituir mais o valor da mão de obra, completa o orçamento ao cliente, sendo que este pode ser emitido em PDF (dispensa papel), e podendo ser enviando por e-mail.
O sistema tem várias etapas e em cada etapa completada, vai se registrando, para garantir controle da etapa em que cada equipamento está.
Assim por exemplo, tem a etapa da aprovação do orçamento pelo cliente, a etapa da do inicio de reparo, a etapa de indicação de termino de reparo, a indicação de limpeza e controle de qualidade, a indicação de emissão de nota e despacho.
Ao final do conserto o sistema emite automaticamente, mais 3 notas fiscais.
Uma nota de devolução de equipamento, uma outra nota de aplicação de peças, quase como se fosse uma nota de venda e uma nota de serviços (valor da mão de obra).
Conforme então pode observar o sistema faz todo o procedimento correto e necessário, no que se refere a emissão de documento fiscal.
Observe que este módulo (assistencia técnica) é todo integrado aos demais módulos, já que faz parte de um todo maior que é o sistema integrado de controle de empresa distribuidora de equipamento médico-hospitalar.
A peça utilizada na assistencia técnica, é baixada no módulo de estoque.
Vale lembrar que este módulo de estoque é integrado com outros módulos no sistema, tal como o módulo de venda (acessórios, peças e equipamentos).
Sempre que precisou emitir nota, e a Assistência Técnica emite 4 tipos de notas diferentes (nota de entrada do equipamento, nota de saida do equipamento, nota de serviço e nota de peças aplicadas) o sistema recorreu ao módulo de faturamento.
No entanto o módulo de faturamento faz parte de um todo e por sua vez ele é completo também emitindo notas geradas por outros módulos , tais como nota fiscal de venda de equipamento, nota fiscal de venda de peças para reposição ao mercado.
O sistema de Assistencia Técnica também vai se comunicar com o módulo de compra, indicando as peças faltantes.
Além disto baseado em histórico de consumo, seja da Assistencia Técnica, seja de venda, o sistema fornece uma demanda média de peças, fornecendo a base para compra de estoque.
Aqui novamente observando que existe uma integração, do módulo de Assistência Técnica com o módulo de compra. Mas, o módulo de compras, com faz parte de um sistema maior, que é o nosso ERP, ele tem vida própria e serve para comprar também equipamento e peças de outros setores, como reposição de peças, para o setor de vendas.
O que quisemos mostrar com isto é a integração perfeita que existe entre os módulos .
Naturalmente, nos sistemas genéricos, existem os módulos de faturamento, estoque e compras , mas não existe o módulo de Assistencia Técnica bem elaborado, deixando lacunas na operação eficiente de empresa do segmento de distribuição de equipamentos médicos ou equipamentos técnicos.
Outra detalhe importante, é que havendo um módulo bem elaborado de assistencia técnica, haverá a capacidade deste módulo, auto gerenciar, é o aproveitamento do “feed-back”.
É a retro-alimentação. Assim, por exemplo, num novo conserto, o sistema fornece a possibildade de consultar toda a vida deste equipamento, consultando todos os seus históricos anteriores de reparos.
Também ele pode sugerir ao técnico, quando da entrada de um modelo para reparo, quais peças, podem estar avariadas, pois o sistema adquiriu experiência no reparo de várias unidades do mesmo modelo ao longo do tempo.
O sistema então, já mostra a lista de peças eleitas para, agilizar o orçamento, podendo o técnico interagir com esta lista, retirando ou acrescentando itens.
O sistema, com o tempo sabe o que quebra num modelo de equipamento. O sistema analisa todos os consertos existentes de um modelo e faz uma “ranking” das peças que mais quebram, deste modelo a ser reparado.
Esta informação pode ser utilizada em compras, pois sabemos quais peças comprar, quanto comprar, com intuito de armazenar.
Não esquecer, também da compra quase automática de peças faltantes, em ordens de serviços paralisadas em função de ausência de peças.
Recentemente por força de legislação, precisamos emitir o certificado de calibração , podendo este ser um dos vários tipos de serviço que nós executamos, na Assistência Técnica.
O sistema facilita a emissão deste certificado de calibração.
A calibração é para o sistema, apenas mais um tipo de serviço, mas ao identificar que o serviço é calibração , o sistema desvia para rotinas específicas, que, facilitam a emissão dos vários papéis, exigidos no certificado de calibração.
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